過去１年間利用していないものは捨てる対象に

捨てるかどうか迷ったら、次のような視点で見直してみるといいでしょう。同一課内、または個人で重複しているもの／デジタルデータを一時的に印刷した文書／問い合わせ・回答などの用件済みの文書／期日が過ぎた会議や展示会の案内／年賀状、礼状、ＤＭ、カタログ、パンフレット／古くなったマニュアルなど。また、過去１年間利用されなかった文書は捨ててよい対象になると思います。

誰もがどこに何があるのか一目で分かる状態に

机の引き出しに整理されていない書類がたまっていませんか？　まずは、フォルダーに分類を。そして“12月分問い合わせ”などのように、誰でも分かる具体的な見出しをつけましょう。関連のあるものは一緒のフォルダーに入れておき、月末など区切りのいいところで整理する習慣を。引き出しを開けたとき、どこに何の書類があるのか、一目瞭然（りょうぜん）の状態になっているといいですね。

保管→保存→廃棄というサイクルがポイント

日々増え続ける書類を管理するには、“保管→保存→廃棄”という書類のライフサイクルが必要です。組織でルールをつくり、たとえば、“当年度”の書類が１年たったら、“前年度”の棚に移し換える。次の年度が来たら、書庫に置き換えるなど。そして、その作業のとき不要な書類は廃棄する。そうすれば、今必要な情報がすぐに取り出せて、組織のみんなで共有できるようになります。