|
「オフィスにある書類のうち、30％は必要なもの、20％は保存年限を決めて保存すべきもの。残り50％は捨てられるものという調査結果があります」と言うのは、ファイリング・コンサルタントの小野裕子さん。
書類を縦に積み上げたときの高さとして理想的なのは、１人あたり１・５〜２ｍだそう。「ちょっと散らかっているなと思ったら、５ｍぐらいありますね。米国記録管理協会の調査では、作成後１年たった書類の利用率は１％というデータも。まずは、不要な書類を捨てることからです」
また、担当者が不在で、必要な書類がどこにあるか分からず大変だった経験はない？ 「いつでも誰でも分かるよう共有化を図ることは、組織人の義務ではないでしょうか」と小野さん。
書類整理の大きな効果は「私たちの仕事が“見える化”されること」だそう。
小野さんがすすめるのは、「フォルダー」という紙ばさみを使う整理法。「とじ込まないので書類の出し入れが簡単で、省スペース。引き出しに立てられ、見出しをつけることで、どこにどの書類があるのか、分かりやすいこともポイントです」
一度、自分が持っている書類のリストを作ってみてはとも。「保存年限を決め、定期的に捨てる・保存するを判断する。これだけでも、デスクはかなりスッキリするはずですよ」 |
