どのような意見が出たか、 結果どうなったか、を記録

「会議は“情報共有の場”。情報のポイントを押さえることがコツ」と、岡澤さんは言います。議事録のフォーマットの有無、閲覧用か自分用か、など条件はさまざまですが記録としてポイントは共通。日時、出席者名、議題から始まり、重要になるのはどのような意見が出たのか。議論中に異なる意見が出たら必ず書き留め、どのような結論になったのかも忘れずに記入を。次回までの課題が決まった場合、「誰がいつまでに何をする」のかも記録して。 　また、自分が感じたことや余談で気になったことは、別枠に記入を。誰が見ても会議の内容を理解でき る、スマートなメモを目指して。

会議中に決定したことは「Who（だれが）、Where（どこで）、When（いつ）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）、How much（いくら）」の“5W2H”をきっちり記入。会議後スムーズに動けるはず 文章は発言をそのまま写すのではなく簡潔にまとめる練習を。はじめは難しくても次第に慣れてくるそう 議題の結論がどうなったのかを必ずメモを。持ち越しになった議題も「○月○日の会議で再検討」などその旨を記録して

外部での会議は自分用ノート、社内でのミーティングは共有の議事録ノートと分けていますが、どちらも活用するのは三色ボールペン。通常は黒で記録し、決定事項など重要な事柄は赤、会議中に出てきた自分がするべきことは青と、色で情報を書き分けています。自分用のメモであっても、簡潔な文章で第3者に見せてもわかるようにと、心がけています。

「ウィズネス」 安田依鈴巳さん ビジネス関連を中心とした講座の企画コーディネートや、営業企画業務を担当。自身も新人研修などで講師を務める

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