仕事がはかどるデスク周りの整理術　Office&Money　シティウェーブ京都

撮影／岡森大輔
イラスト／オカモトチアキ

机の上に資料が山積み、今にも雪崩が起きそうなゴチャゴチャさん。どこに何があるのか分からず仕事がはかどらないイライラさんはいませんか？　そんな悩めるＯＬに、整理整頓のエキスパート・藤井美保代さんが紙上アドバイス。机がすっきり快適な空間に変身するテクニックを伝授しちゃいます！

一、机の状態は“心の鏡”なり

デスク周りの整理整頓ができていない人は、自分だけの問題ととらえている人が多いのですが、周りの人にも大きなストレスを与えていることを認識して。整ったデスクでは、同じ仕事量をこなしても疲れ具合も違うなど、身の回りの環境が実は心の健康にも大きく作用するのです。

一、「捨てられない」は悪いクセ

書類やグッズは「あると便利」「いつか必要になるかも」というよりも、「それがなくなって何が困るだろう」という発想に切り替えて潔く処分しましょう。捨てる・捨てないは10秒以内で判断し、どうしても決められなければ保留物専用の箱や封筒へポン。自分が決めた一定期間、保留物を使わなければそのままゴミ箱へ。

一、作業のミスを防ぐポイントは“見える化”にあり！

事務作業の要となる書類管理は、ひと目みて抱えている仕事の量が把握できる“見える化”が大切。おすすめは机の上に３段トレイを用意し、「未処理」「処理済」「保留（上司の指示待ちなど）」の状態ごとに書類を整理すること。今やるべきこともすぐ見えるようになり、仕事ヌケ・モレを防げます。オフィスではクリアファイルも定番ですが、次々と書類を入れたものを作っていくと把握できなくなることもしばしば。クリアファイルはあくまで進行中の業務の“仮置き場所”と考えて。

一、防ぎたい！収納のリバウンド

せっかくピカピカのデスクにしても３日坊主という人も少なくないのでは？　人間が新たな思考や行動パターンを定着化するには、約３カ月かかるといわれています。目標を目に付くところに張ったり、部署全体で整理整頓の時間を組み込んだりするなど、長い目で意識づけをしていくことがキレイな状態をキープするポイントです。

一、収納上手は時間管理も上手

必要なものを探す時間はたとえわずかでも積み重なれば業務を妨げる大きなムダに。手もとで６秒以内にサッと取り出せる状態が望ましいですね。あと、ひと作業ごとに手を止めてモノを片付けるのにも能率の悪さを感じます。仕事中は机がちらかっても仕方がないとして、一日の終わりには机にも“お疲れさま”の気持ちを込めて元の状態へ戻してあげましょう。