沖本るり子さんは、会議を活性化して企業価値を高めるための企業研修を数多く行っています。「会議は研修。自分磨きの場だと思って能動的に参加すれば、得られるものは大きい」と沖本さん。

　まず会議で大切なのは、“目的と目標”。「進行側は、会議を召集するにあたって、その会議の目的と目標を明確に示すことが必要です。参加者側も、何のために参加するのか、自分にどういう役割が求められているのかを理解しておいてほしいですね」と言います。つまり、会議に参加するメンバー全員が、目的意識を持って、同じ“ゴール”に向かって進むということです。

　次に大切なのは「事前準備」。会議の前には、どんな準備が必要なのでしょうか。

　「進行側は、日時・場所、テーマ、目的と目標、タイムスケジュール、参加者名、準備するものを明確にして、参加者に発信します。さらに、進行役として、その会議にかける思いや考えもひと言加えておくとベターですね」

　参加者側も、下調べして資料を用意する、ほかの参加者と意見交換するなどの準備をしておくと、会議の効率はぐんと上がります。

いよいよ会議当日。会議の時間軸に沿って、心がけたいポイントを聞きました。

　「時間が足りなくなる恐れもあるので、５分前着席を心がけましょう」

　「会議が始まったら、Ａ４の白い紙を三つ折りにして、相手側と自分側の両方に自分の名前を書きます。ふりがなも付けて。これで“今から会議だぞ”というスイッチが入ります。自分で書けば間違えることはありません」

　「会議の“目的と目標”、参加者の役割を確認します。言葉の定義や解釈なども刷り合わせておきましょう。進行側は、会議の冒頭に、指名制や挙手制、１回の発言は１分以内など、その会議のルールも伝えます。上司の発言は止めにくいものですが“１分たったらストップウオッチが鳴りますので”と言っておけば角が立ちません」

　「書記を決めると、その人に頼りきってしまって、自分で考えようとしなくなります。当番制などで、全員が書記になるようにしてみては」

　「会議の最後には、時系列に沿って、会議の“振り返り”を行います。全員が結論や決定事項を認識でき、解釈の違いも確認できます」