自分が書いたメモを見て、いったい何を書いたんだろう、ということはありませんか。「メモを取ったことで満足してしまっているのでは」と美月あきこさん。客室乗務 員の育成や、ビジネスマナーの研修などを手がけ、多忙な美月さんは、“使えるメモ術”を実践している一人。「メモは後から読み直すための、まさしくメモライズ（記録）。だから、笑顔で読み返したくなる、パッと見て分かる書き方を心がけたいですね」

　まずは「きれいな字で書かなければ、などと構えないこと」と美月さん。カラーペンを使ったり、見出しを立てたりして、ほかの人が見ても分かるような工夫が大切だと言います。「文字だけだと書くのも読むのも大変なので、マインドマップ（“女力アップの秘けつ”参照）のような図を使ってビジュアル化するのもおすすめです」

　また、案件ごとにノートを分けるよりも、１冊にまとめるほうが効率的だそう。「スケジュール帳やノートなど、あちこちに情報が分散していると、探すのに時間がかかります。私自身、１冊のノートに情報を集約するようにしてから、確実に仕事の能率が上がりました」

　ケースごとにどんなメモの取り方がよいのか、アドバイスをもらいました。

　電話のメモ

　「自分以外の相手への電話を受けて、それを伝える場合、用件を端的にまとめることが大切です。日付、電話を受けた自分の名前を書くのは基本。さらに、電話をかけてきた相手の名前、社名、部署名を書き、必要ならば電話番号も聞いておきましょう。これらの情報は、最後に復唱して確認するのも不可欠。社会人経験が長い人ほど忘れがちなので、注意してほしいですね。電話をかけてきた相手の雰囲気、急いでいるのか、困っているのか、朗報なのか、そんな情報も書き留めておくと喜ばれるでしょう」

　打ち合わせのメモ

　「まず、日付、時間、打ち合わせのテーマ、出席者を書きます。私の場合は、事前にノートの左ページに、自分なりに考えている問題点や意見を書いておきます。実際の打ち合わせのときは、右ページに、そのとき相手から出された意見や要望、現状の問題点を書いていきます。こうした事前の準備をしておくと、打ち合わせは双方の意見のすり合わせで済み、時間も短縮できます。メールやＦＡＸなどもあるわけですから、社内の会議などでも事前に情報を出し合って、スムーズに進めるようにしたいですね」

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　「一言一句もらさずメモを取ろうとする人がいますが、それは無理。メモを取ることに集中するあまり、大事な話を聞きもらすことにもなります。ポイントだけ書くつもりで、ノートを大胆に使って図式化しながら書くこと。心配なら録音すればいいわけですから」と美月さん。要点を押さえたメモの取り方を工夫していきたいですね。